Undgå de klassiske skriveråd!

Godt sprog tager højde for den konkrete situation og bunder i viden om modtageren. Alligevel handler skriverådene i de fleste virksomheders sprogpolitikker ikke så meget om situationen og modtageren, men mere om hvilke ord og grammatiske former medarbejderne bør undgå. Det er på høje tid at lægge skriverådene på hylden.

Undgå de klassiske skriveråd!

Anne Kjærgaard, Maya Krone og Christina Holgård Sørensen

 

Undgå fagord, og undlad at bruge passive udsagnsord. Sådan lyder nogle af de skriveråd som den sproglige rådgivning i private og offentlige organisationer ofte tager udgangspunkt i. Men godt sprog er ikke nødvendigvis karakteriseret ved fraværet af bestemte ord og grammatiske former.

Fx er fagord kun uhensigtsmæssige hvis man skriver til modtagere uden faglige forudsætninger. Skriver man til professionelle, er det en god idé at bruge fagordene da man ellers nemt kommer til at tale ned til modtagerne eller måske ligefrem skaber usikkerhed om begreberne. Og passive udsagnsord er kun et problem hvis de efterlader modtageren i tvivl om hvem der gør hvad – uden at det er afsenderens hensigt. Ellers kan de sagtens bruges!

Der mangler videnskabelige beviser

Selv om skriverådene ikke altid fører til godt og hensigtsmæssigt sprog, så er de, her 40-50 år efter de blev formuleret første gang, stadig i brug i både det private og det offentlige. Efterhånden er skriverådene blevet gentaget så mange gange at de har fået status af en slags sandhed i sig selv: Hvis du følger disse råd, skriver du en god og forståelig tekst. De er udtryk for en bestemt opfattelse af hvad godt sprog er, som har været normdannende inden for den sproglige rådgivning i den offentlige forvaltning og efterhånden også i det private erhvervsliv.

Men der findes ingen eller kun meget få videnskabelige undersøgelser der viser om skriverådene rent faktisk gør teksterne mere hensigtsmæssige i kommunikationssituationen end tekster som er skrevet i fx kancellistil. Der er med andre ord ingen beviser for at man får bedre og mere forståelige tekster af at følge skriverådene, eller at der ikke findes andre sproglige og tekstlige greb som kan være lige så gode eller måske endda bedre.

At skriverådene ikke har forskningsmæssig rygdækning, betyder ikke at de er uhensigtsmæssige eller ubrugelige. Meget opsamlet erfaring fra den sproglige rådgivning tyder på at de tekster som bliver skrevet på baggrund af skriverådene, i mange sammenhænge faktisk opleves som mere imødekommende og forståelige af modtageren. Samtidig viser udbredelsen af skriverådene at de er en tilgængelig og håndgribelig måde at formidle råd om at skrive klart og forståeligt.

Men skriverådenes enorme udbredelse er samtidig problematisk fordi de kommer til at fremstå som den eneste eller bedste vej til gode tekster. Det mener vi ikke at de er. Ofte kan de føre til uhensigtsmæssig kommunikation, og derfor argumenterer vi for at man skal være varsom med at sætte godt sprog på formel, og at man i stedet bør tage udgangspunkt i kommunikationssituationen og modtageren.

 

Det er ikke nok at følge skriverådene

Skriverådene kan give indtryk af at det er en ganske enkel opgave at omskrive organisationers tekster til klart sprog. De fleste der har arbejdet med sproglig rådgivning i praksis, er klar over at det ikke er tilfældet.

I eksempelvis SKAT bruger sprogmedarbejderne skriverådene som udgangspunkt når de omskriver organisationens standardtekster. Men kigger man nærmere på de omskrevne tekster, kan man se at de sproglige rådgivere har gjort andet og mere end at følge skriverådene.

Et eksempel er et brev om at SKAT vil trække i modtagerens løn som betaling på en skattegæld. Den oprindelige version af brevet er blevet skrevet om ved hjælp af skriverådene, og undersøgelser viser at den omskrevne version er mere forståelig for modtagerne.

Men i omskrivningen har de sproglige rådgivere også brugt en række greb som ikke er formuleret i skriverådene: Den omskrevne version lægger fx vægt på nogle andre informationer end den oprindelige. Lov-
henvisningerne er slanket betydeligt, og et afsnit om hvad der sker når gælden er betalt, er fjernet. Desuden er det gjort tydeligt hvad modtageren skylder: I det oprindelige brev blev gælden præsenteret som to tal der skulle lægges sammen for at få den samlede gæld – i den omskrevne version præsenteres kun den samlede gæld. Endelig er tonen i det omskrevne brev på nogle punkter blevet mere imødekommende. Det sker fx ved at man redegør for borgerens handlemuligheder tidligt i brevet og ikke indleder brevet med at udpege hvad borgeren ikke har gjort, og dermed hvilke mangler der kendetegner borgerens opførsel.

Selv om alle disse greb har betydning for modtagerens forståelse, så er det ikke noget som de traditionelle skriveråd behandler. De sproglige rådgivere har selv tilført en fornemmelse for kommunikationssituationen og et kendskab til modtageren som på en eller anden måde findes som tavs viden. Det er denne sprog- og kommunikationsforståelse der er så svær at sætte på formel.

 

Tag højde for situationen

Skriverådene er statiske størrelser som er fastlagt uafhængigt af den kommunikationssituation de skal bruges i. Det medfører i praksis at alle tekster bør skrives i samme sproglige stil og tone, uanset målgruppen, tekstens særlige formål eller situationen i øvrigt. Men det er langt fra altid hensigtsmæssigt at skrive med samme sproglige og tekstlige udgangspunkt.

Fx består modtagerne af tekster fra det offentlige af mange forskellige grupper med mange forskellige og modsatrettede interesser, forskelligartet adfærd og forskellige forventninger til og forudsætninger for at læse og forstå tekster fra det offentlige. Ofte må sagsbehandlere i en kommune både behandle byggesager fra familien der søger om byggetilladelse fordi manden i huset vil bygge sin egen carport, såvel som fra den professionelle entreprenør der søger om tilladelse til at opføre nye typehuse i et nyanlagt boligkvarter. Her er tale om to helt forskellige modtagere med forskellige behov og forudsætninger for at læse tekster fra kommunen. De to forskellige kommunikationssituationer kræver helt forskellige sproglige og tekstlige strategier hvis kommunikationen skal være vellykket.

Skriverådene tager heller ikke højde for at det kan være nødvendigt at udtrykke sig på forskellige måder afhængigt af hvilken organisation man skriver på vegne af. Fx har organisationens omverden, struktur, kultur og sprogpolitik indflydelse på hvad der er godt sprog i organisationens tekster. Det betyder at godt sprog er forskelligt fra organisation til organisation, og derfor giver det ikke mening at alle tager udgangspunkt i de samme skriveråd.

 

Et funktionelt syn på sproget

Vi mener at det bedste udgangspunkt for vellykket sprogarbejde i en organisation er en funktionel tilgang til sproget. Leif Becker Jensen definerer det funktionelle som det hensigtsmæssige sprog der opfylder afsenderens formål i forhold til modtageren. Følger man denne definition, er fx godt reklamesprog det sprog der tiltrækker flest kunder, og en god lærebog er en bog der får læseren til at forstå et fagligt problem.

Vi vil gerne opfordre sproglige rådgivere til, i hvert fald i første omgang, at lægge skriverådene på hylden og erstatte dem med et funktionelt syn på sproget. Det betyder at man skal tage udgangspunkt i kommunikationssituationen for at fastlægge hvad der er det mest funktionelle sprog i det konkrete tilfælde.

 

Ud med skriverådene

Men hvordan gør man det? Hvordan underviser man medarbejderne i at skrive gode tekster hvis man ikke kan bruge skriverådene? Desværre er der ingen lette løsninger. At skrive gode tekster er svært og langt mere kompliceret end at følge en række skriveråd.

I stedet for at undervise medarbejderne i at bruge de traditionelle skriveråd må sproglige rådgivere undervise dem i at analysere kommunikationssituationer. Medarbejderne skal lære at forholde sig til tekstens formål, modtagerens behov, afsenderens behov og de overordnede rammer i organisationens sprogpolitik før de lægger sig fast på bestemte virkemidler og et bestemt sprog. På den måde bliver de i stand til at træffe hensigtsmæssige sproglige valg i en lang række forskellige situationer, og de kan selv overtage ansvaret for teksten i stedet for at få dikteret at et bestemt sæt regler bestemmer hvad der er godt sprog.

R


Bibliografisk
Af Anne Kjærgaard. Ph.d. og postdoc-stipendiat ved Dansk Sprognævn. Maya Krone. Projektleder i Benjamin Media. Og Christina Holgård Sørensen. Sprogmedarbejder i SKAT og ejer af virksomheden Godeord.dk.

RetorikMagasinet 92 (2014), s 25-27
35092

Skriv et svar