Styr dine slides

Digitale, visuelle præsentationer ledsager efterhånden taler og fremlæggelser i enhver sammenhæng. Og kombinationen af mundtlig og visuel kommunikation er potentielt kraftfuld – bare se på fænomener som Al Gore og Steve Jobs. Men i praksis trækker den visuelle side desværre ofte fra i det samlede billede. Lær her fem simple trin til mere overbevisende slides.

Styr dine slides

Retorisk arena:
Aktuelle online artikler

Det er de færreste der ikke har overværet mangen en håbløs PowerPoint-præsentation, og måske endnu færre som selv er dygtige til at jonglere med programmet eller dets mange kloner og konkurrenter. Der er med andre ord plads til store forbedringer rundt om i mødelokalerne, auditorierne og foredragssalene.

Som med al anden retorik gives der ingen universel opskrift på den gode PowerPoint-præsentation. Om der skal være slides, og i givet fald hvilke, afgøres selvfølgelig af den retoriske situation. Når det er sagt, så peger forskningen på nogle generelle aspekter af mundtlig og visuel kommunikation som man bør have in mente.

Slides overbeviser

Simultane visuelle og auditive input styrker både forståelse, genkaldelse og accept af et budskab. De smitter også ofte positivt af på afsenderens ethos. Begge dele forudsat at der ikke opstår information overload og at visualiseringen er klar og relevant. Der er altså god grund til at benytte visuelle virkemidler til sine mundtlige præsentationer – herunder slides.

Annons

En anden vigtig (blandt retorikere velkendt) pointe er at mundtlig kommunikation er væsensforskellig fra skriftlig på ganske mange punkter. Den egner sig ikke til lange, komplekse argumentationsrækker eller store mængder information. Til gengæld er den god til at tilpasse sig den konkrete kommunikationssituation, til at formidle personlighed og engagement og til at involvere og aktivere publikum. Disse styrker bør man bevare og understøtte med sine slides. Men hvordan?

De fleste kender nok de efterhånden alment accepterede dogmer om ikke at have for mange slides, ikke for mange ord på det enkelte slide og om ikke at benytte lærredet som manus. Men vi skal lidt dybere ind i slideologien.

Her er tre dos og to don’ts til at overbevise med slides:

1. Drop bulletpoints
2. Visualisér i stedet
3. Men drop fyldet og de ’smarte’ funktioner
4. Forklar dit slide
5. Og sluk når det ikke er relevant

1: Drop bulletpoints!

Modsat hvad man måske skulle tro, bliver ens budskab ikke mere overbevisende af både at blive sagt og skrevet. Ofte tværtimod. Vi bør ikke ofre den mundtlige situations muligheder for interaktion, spontanitet og personligt nærvær for skriftlighedens linearitet og stringens.

Den nemmeste måde at undgå at skriftligheden koloniserer det mundtlige rum, er helt at droppe bulletpoints og i det hele taget ikke skrive det vi siger. På den måde tydeliggør vi at det er det talte ord og den der taler, der er det centrale, mens det visuelle fungerer som støtte og overbygning.

Peter Norvigs satire over Lincolns Gettysburg Address – den måske vigtigste amerikanske tale nogensinde – som PowerPoint-show. Kilde: Norvig.com

Men der er ikke noget galt med tekst på slides som sådan. Man kan fx fint bruge overskrifter som en slags metakommunikation. Slides egner sig også godt til ordrette citater.

2: Visualisér dit budskab!

Når man ikke skriver sit budskab op i punktform, melder spørgsmålet sig om der så overhovedet er noget at vise. Det er der ikke altid, og så bør man selvfølgelig slet ikke benytte slides.

Men ofte er der gode muligheder for visualisering, og nogle gange vil man endda opleve at finde nyt brugbart stof når man tænker over hvordan ens budskab kan vises. Her kan man med fordel følge god retorisk skik og benytte sig af en topik for visuelt indhold:

Topik for visuelt indhold til mundtlige præsentationer:

• Billeder og tegninger
• Grafer og diagrammer
• Skemaer og figurer
• Kort og tidslinjer

Kigger man efter indhold disse steder, er der stor sandsynlighed for at man finder (på) noget man ikke ellers ville have tænkt på. Udfordringen derefter er at sørge for at indholdet også har en relevant funktion i præsentationen. Billeder der bare pynter eller skaber stemning, er ikke overbevisende – snarere distraherende eller i bedste fald spild af tid.

Visualiseringsguruen Edward Tuftes bud på verdens bedste informationsgrafik; Charles Joseph Minards kombinerede kort, tidslinje, graf og diagram over Napoleons felttog ind i Rusland. Kilde: Wikipedia

Sidste pointe om visuelt indhold er at vi let her kommer til enten at tale ned til eller henover hovedet på publikum. Pas på visuelle klichéer – herunder mange stock photos, internetmemer og clip art-agtige tegninger. Og pas på visuelle metaforer der kan virke platte eller være uklare eller flertydige. Et billede som du selv synes signalerer succes, kan for andre sige ’douche bags’ eller ’de arbejder da ikke med logistik’.

3: Drop fyld og ’smarte’ funktioner!

Præsentationsprogrammer forfører os let til at fylde en masse visuel støj på vores slides. Man kan have pæne baggrundstemaer, logoer, særlige flotte overgange mellem slidesne osv. Disse ting er sjældent eller aldrig relevante for budskabet. Til gengæld lægger de beslag på dele af publikums kognitive kapacitet og forringer dermed effekten af præsentationen. Desuden er de i høj grad et spørgsmål om smag der som bekendt er noget alle har hver sin af.

En særlig kategori af visuelt fyld er animationer. Disse kan fungere godt hvis målet er et underholdende eller meget poleret slideshow. Men ofte virker de overpædagogiske, og de stiller også større krav til talerens memorering. Undgå dem med mindre de har en vigtig funktion.

Mange organisationer har en obligatorisk template som ofte vil inkludere et baggrundstema og logo. I givet fald er man selvfølgelig tvunget til at have fyld på sine slides. Heldigvis gør tilvænningen at det formentlig ikke forstyrrer medlemmerne af organisationen væsentligt. Man lærer at ignorere ’støjen’.

Endelig er der Prezi. I dette program er baggrundstemaer og animationer nærmest de vigtigste funktionaliteter. Men alt for ofte ender det som visuel støj. Formen kommer til at trumfe indholdet. Brug derfor kun helt simple zoomfunktioner og neutrale baggrunde således at programmet kommer til sin ret og skaber overblik i stedet for forvirring.

Gør dine tilhørere og dit budskab en tjeneste, og drop alt det fyld. Så bliver der mere plads på slidet – og i publikums hoveder – til dine vigtige visualiseringer.

Begræns også antallet af skrifttyper og -farver til det absolut nødvendige.

Hverken billige baggrundstemaer, tilfældige farver eller ’smarte’ animationer hører til i en overbevisende PowerPoint-præsentation

4: Forklar dit slide!

Nu når vi til selve præsentationen. Har man fulgt ovenstående råd, er det nu vigtigt at man giver sine visualiseringer tid og ikke mindst at man forklarer eksplicit hvad det er man vil vise med dem.

Der florerer den fejlagtige opfattelse at det virker overbevisende hvis man taler ’henover’ sine slides mens de sømløst skifter i baggrunden. Men hermed opnår man kun at publikum hele tiden skal vælge om de vil kigge på og lytte til én eller kigge på ens slides. Og man risikerer at publikum forstår noget helt andet ved visualiseringen end det der var meningen.

Derfor bør man når man fremmaner et nyt slide, vende sig mod det og kommunikere hvad det er man prøver at vise. Ofte bør man også pege på de relevante dele mens man forklarer. Vær ikke bange for at komme til at stå foran slidet så længe de relevante dele er synlige.

Når taleren interagerer med sit slide, bliver det en integreret del af præsentationen, og man opnår de omtalte fordele ved at kombinere auditive og visuelle input.

Ingen gør det så godt som Hans Rosling når det kommer til at præsentere slides. Kilde: YouTube

5: Sluk for slidet!

Måske egner nogle dele af ens præsentation sig godt til visualisering mens andre ikke rigtig kalder på det. I så fald er det helt okay ikke at vise noget på slidet når man når til disse dele. I virkeligheden burde man vende dette råd om og sige ’Tænd kun slidet når det er relevant’. Og hvis man ikke starter med at have et titelslide tændt, har man ikke skabt en forventning om at slidesne indeholder hele præsentationen.

Brug en fjernbetjening med mute-knap, eller lær dit programs genvejstast til mute-funktionen at kende (i PowerPoint og flere andre præsentationsprogrammer gør B-tasten skærmen sort, mens W-tasten gør den hvid).

Fokusér, visualisér, præsentér!

Brug altså slides til det de er gode til: Visualisering. Og redigér hårdt i dit materiale, så du opnår fokus og undgår overload. Undlad al pynten, og brug i stedet tiden på at gøre din(e) centrale visualisering(er) knivskarp(e). Når du skal præsentere, så tænd først for slidet når du når til det relevante sted, og brug så masser af tid på at forklare hvad det er du vil vise med det. Sluk når du igen vil have fokus på dig og dit budskab.

Mads Højlyng er aktuel med bogen “Undervis med slides” på Samfundslitteratur.